Як показати начальнику та колегам, ніж ви зараз зайняті
Як користуватися системою Канбан при віддаленій роботі
Начальство хоче контролювати працюють з дому співробітників – це зрозуміло. Як це зробити, щоб не смикати їх постійними дзвінками і листами і не вимагати щоденних звітів? Застосувати метод Канбан з картками і дошками, щоб ні одна поставлена задача не загубилася.
Управління завданнями — один з ключових елементів побудови успішної віддаленої роботи. Найкращий варіант — коли правила та технічні рішення для цього надає роботодавець. Але якщо цього не відбувається і у вас постає питання особистої ефективності, то ви можете самі розібратися з тим, з допомогою яких інструментів можна упорядкувати свою роботу.
Розуміти свою завантаження в даний момент та в найближчому прогнозованому майбутньому, а також мати можливість фіксувати свою діяльність і згодом демонструвати процес — це дуже важливі складові будь-якої роботи. Але на удаленке ці речі можуть стати життєво необхідними не тільки для вашої особистої кар’єри, але і для базового успіху будь-якого підприємства.
Як довести начальнику, що ви працюєте
У сучасному менеджменті існує помилкова думка, що людина в офісі, що сидить за комп’ютером, — працює. Як-то за замовчуванням так сприймається. На результат дивляться вже в другу чергу.
Існує ціла когорта управлінців, яка сприймає менеджмент виключно як стеження за офісним планктоном і регулювання питань з перестановкою столів в опенспейсе. Можливо, ви працюєте саме з такими людьми. Погано, якщо так, але це абсолютно нормальна з точки зору статистики ситуація.
Зовсім крайні випадки подібного менеджменту зустрічаються рідко, але, так чи інакше, багато управлінці відчувають дискомфорт просто від того, що втрачають співробітників з виду. Зазвичай, коли таких людей ставлять керувати віддаленою командою, у них просто зриває дах. Тоді в хід йдуть постійно працюють веб-камери, запис усього введення з клавіатури, відстеження відвідування сайтів і необхідність писати докладні звіти щотижня або навіть щодня.
Боротися з подібною ситуацією допомагає документування всіх дій і ведення карток із завданнями будь-якої доступної для цього програмою. Можна навіть таблички в ексель зробити, якщо спеціальної програми немає і немає бажання її встановлювати.
Зручні інструменти управління завданнями
Trello — дуже простий, інтуїтивно зрозумілий, візуально привабливий і безкоштовний інструмент, який можна використовувати як для організації вашого Канбан-процесу, так і для ведення відносин з замовниками і клієнтами або для відстеження ваших персональних і сімейних справ. При цьому, якщо добре розібратися в його роботі, в Trello можна побудувати майже будь-яке середовище для колективного відстеження завдань, причому за допомогою безкоштовних функцій цього таск-менеджера.
А ще до Trello можна підключити календар. Якщо ви будете створювати завдання з прив’язкою за часом, вона автоматично буде робити подію в календарі і нагадувати вам про нього.
Якщо ви ніколи не стикалися з системами управління завданнями і не дуже хочете в них розбиратися на даному етапі, то почніть з написання в блокноті того, що будете робити сьогодні, з подальшим викреслюванням тих пунктів, які виконали.
Канбан — це дуже простий спосіб описати і організувати практично будь-який процес, будь то виробнича лінія по збірці автомобіля або складна командна робота по створенню програми для побачень. Підійде він і для організації вашого робочого часу.
Канбан в перекладі з японської означає “рекламний щит, вивіску”. В дуже простому вигляді це таблиця з чотирьох стовпців.
- “Бэклог”, або “котел” — загальний список завдань.
- “Зробити”, або “to do” — те, що необхідно виконати найближчим часом.
- “В процесі” — завдання, які в даний момент знаходяться в процесі виконання.
- “Зроблено” — те, що вже виконано.
Реалізувати Канбан-структуру можна за допомогою спеціальних програм, стікерів на дошці або таблиці в Excel, головне — забезпечити основну функцію Канбан-системи: можливість рухати завдання стовпця на стовпець. А тепер докладніше про те, за яким принципом, звідки і куди їх рухати.
Як показати колегам, ніж ти зараз зайнятий
Бэклог, або казан, — це крайній лівий стовпець. У нього ви заносите абсолютно всі завдання, які до вас надходять. Бэклогом його обізвали розробники програмного забезпечення, а котлом, напевно, кухаря (але це не точно).
Суть його в тому, що сюди сиплються всі з’являються завдання, це їх сортувальний пункт. Ідеально буде, якщо ви зможете тримати завдання у цьому списку впорядкованими зверху вниз за ступенем важливості.
“Зробити”, або “to do” — це список справ на день. Щоранку ви вибираєте з бэклога ті завдання, які плануєте зробити протягом дня. Ви переміщаєте завдання в цей список і упорядочиваете їх у відповідності з вашим планом так, щоб перша задача, яку ви будете робити, була в самому верху. Логічно, що в цьому списку не може бути більше завдань, ніж у бэклоге.
“В процесі” — це список всіх завдань, якими ви займаєтеся в даний момент. У суворих реалізаціях Канбана при командній роботі фахівцям забороняється тримати у цьому списку більше однієї-двох завдань.
Зазвичай рекомендується тримати тут тільки ті завдання, які ви дійсно прямо зараз робите. Це дозволяє не тільки фокусуватися на конкретних справах, знаючи, що робиш саме те, що потрібно робити зараз, але і в разі колективної роботи постійно тримати в курсі колег про те, що ти в даний момент зайнятий, і їм не потрібно відволікати тебе з питаннями з цього приводу.
Якщо в ньому раптом стало більше пунктів, ніж в списку “зробити” або “бэклоге”, уважно подивіться на всі стовпці, подумайте, в якій послідовності ви будете їх виконувати, і перетягніть завдання зі списку “в процесі” в список “зробити” або “бэклог”.
Як тільки ви зробили якусь задачу, ви переносите її в “зроблено”. Якщо ви ведете процес з допомогою стікерів на дошці, стіні і будь-яких меблів, то з якоюсь періодичністю вам потрібно буде збирати стікери з цього стовпця і викидати їх. Але якщо ви користуєтеся програмою, то краще залишайте всі картки в даному стовпці недоторканими. У певний момент вам може знадобитися переглянути інформацію по якійсь з них.
У своїй практиці я додаю ще один стовпець: “інформація”. В ньому я зберігаю всі завдання, які були виконані і мають якусь інформативну цінність, з-за чого їх не хочеться втрачати. Наприклад, такі картки можуть містити список літератури та посилання на конспекти в файловому сховищі.
Також допомагає краще орієнтуватися в картках маркування кольором. У більшості програм така опція є. Якщо ви не використовуєте програми, то стікери теж можуть бути різного кольору або позначені різнокольоровими маркерами. При цьому червоний може означати і що завдання термінова, і що вона належить до певного проекту або категорії. Тут вибір принципу маркування залежить тільки від вас і ваших уподобань.
Таким чином, у вас перед очима завжди буде повна і детальна картина вашої зайнятості як в окремо взятий момент, так і в довгостроковій перспективі. Ви не будете втрачати, забувати або пропускати якісь справи. Ви зможете досить точно визначати, в яких напрямках ви проседаете, а де зможете скласти проект раніше терміну.