Якщо можеш написати – не дзвони! 7 правил віддаленої роботи
Як спілкуватися з колегами, працюючи з дому
Ці правила хорошого тону при спілкуванні з колегами на удаленке були сформульовані давно, але нинішня ситуація підтвердила їх життєву необхідність. Якщо ви не знаєте, коли зможете повернутися в офіс, або вирішили цього не робити зовсім, дотримання цих порад збереже багато нервових клітин – вам, вашим колегам і близьким.
Якщо можеш написати – не дзвони
Головне правило хорошого тону при віддаленій роботі: телефонувати колегам без попередження можна тільки в разі загрози життю!
Уявіть, що ви працюєте в опенспейсе. І ви вирішуєте якусь задачу (пишете текст, заповнюєте таблицю, програмуєте інтерфейс). І тут до вас підходить один колега з питанням. А потім інший. А потім ще. А потім обід. Всі. Що ви там робили? Чим займалися?
Коли робота переміщається додому, ця проблема стає ще більш жорсткою. Людина може сидіти в абсолютній тиші, намагаючись не соватися на стільці, не встаючи за водою, тому що у нього спить дитина. І, якщо дитина прокинеться, він буде змушений або заколисувати його сам, або терпіти його плач, поки цим зайнятий партнер (якщо він вдома, звичайно). А ви зателефонували, і його телефон, завбачливо поставлений на віброрежим, впав зі столу або зачепив чашку.
Я часто-густо трапляється з тими, хто не розуміє одне правило сучасного світу: якщо можеш написати — не дзвони. Це правило стосується всіх при взаємодії між будь-якими рівнями ієрархії.
Якщо ваші колеги або керівництво не дотримуються його, то ви маєте повне право обуритися. Але стежити за собою і не робити так самим — це ваша зона відповідальності.
Коли і як розмовляти з колегами, працюючи віддалено
Для обговорення ідей та спірних питань використовуйте голосовий та відеозв’язок. Ну ось – тільки що говорили, що дзвонити не треба, і тепер відразу — віддавайте перевагу дзвінки.
Саме так: не потрібно дзвонити, якщо в цьому немає необхідності. Але обговорювати ідеї набагато краще голосом, причому ідеальним варіантом буде використання відеозв’язку. Це не скасовує того, що про виклик слід заздалегідь домовитися письмово.
Через чати і листи набагато складніше донести емоції та складні думки. А ще в чатах і в листах (особливо — в листах) є деяка затримка між повідомленнями в діалозі. У випадку з голосовим і відеозв’язком ця затримка значно зменшується, а емоції та інтонації стає значно легше читати.
Зрозуміло, що ніщо не може замінити старого доброго розмови наживо за кухликом кави. Але доводиться вибирати з того, що маємо.
Пишіть фоллоу-апи (протоколи) по кожному созвону. Це правило працює і в офісі для мітингів (зустрічей). Але, як і багато речей на удаленке, стає більш значущим, тому що у людей потенційно набагато більше факторів, на які вони можуть відволіктися і забути, а що ж ось тільки зараз обговорювали.
Не призначайте созвони на “зараз” без крайньої необхідності. Практично те ж саме, що і з дзвінками: у мене спить дитина, і прямо зараз щось з цим зробити, щоб зателефонувати через хвилину, я не можу. Але, знаючи, що в мене важливий дзвінок через годину, швидше за все, я встигну упоратися з різними труднощами і зв’язатися з колегами.
Поясню, що таке крайня необхідність: якщо у вас горить цех або трапився серйозний PR-скандал — можна дзвонити, і дітей будити, і про їжу забувати. Але якщо така необхідність з’являється із завидною регулярністю, значить, ви щось робите не так.
Як користуватися робочим чатом, якщо ви працюєте з дому
Нормальний час відповіді в чаті при віддаленій роботі — одна година у разі адресного повідомлення і дві години — якщо адресат не відзначено в повідомленні. Якщо ви хочете, щоб люди відповідали швидше, заздалегідь обговоріть це, виділіть час, коли вони повинні бути онлайн (не більше декількох годин в день), і вкажіть на конкретні чати, які люди повинні моніторити. І якщо ви вводите таке правило, то не розраховуйте, що завдання, які вимагають концентрації, будуть ефективно виконуватися в цей час.
Зрозуміло, що фахівець служби підтримки, що працює з дому, повинен реагувати протягом хвилини і бути онлайн “від дзвінка до дзвінка”. Але очікувати подібної поведінки від розробника або дизайнера просто недалекоглядно.
Не залишайте голосові повідомлення, якщо у вас є хоча б один не відморожений палець на одній кінцівки.
Голосові повідомлення — це дуже незручний спосіб спілкування, який не підходить для роботи. Дві найголовніші проблеми, пов’язані з ними: їх треба слухати, і по ним неможливо шукати. Всі незручність ви відчуєте, як тільки захочете знайти в листуванні, де ви обговорювали конкретний контракт.
Намагайтеся вести всю комунікацію через пошту або інші канали, де зафіксувати розмова можуть всі його учасники. Якщо вся ваша комунікація буде десь записана, то вам потім буде простіше жити. Віддавайте перевагу пошту і коментування конкретних завдань у системі контролю завдань будь-якого іншого спілкування, якщо немає необхідності робити інакше. Обговорити проблему і придумати креативне рішення краще в созвоне, але після цього обговорення має з’явитися артефакт (завдання, лист).
Артефакт — це що завгодно, що ви можете дати комусь подивитися, почитати, помацати. Ми говоримо тут про лист на пошті, документ в базі знань, звіт в чаті. Так що якщо вас просять залишити артефакт, можливо, просто хочуть побачити деякий документ, зрозумілий у контексті прохання.
Про особисте
Не жартуйте. Особливо в загальних чатах. І в діловому листуванні. Правда, не потрібно. Якщо у вас є дуже-дуже хороша жарт, напишіть її тому колезі, з яким у вас склалися приятельські стосунки, і гарненько похохочите над нею в приват.
Ви можете створити окремий чатик для неформального спілкування, в якому не буде керівника або буде, якщо він, що називається, світової і готовий посміятися над собою (але і в цьому випадку, швидше за все, не буде). Це стане окремою територією, де ви можете робити все, що вам завгодно. Але пам’ятайте, що через надмірну гостроту мови можна нарватися на негативну реакцію навіть у неформальній обстановці.
Несімейних на замітку. До тих пір поки у вас не з’явиться перша дитина, у вас залишається можливість кудись зірватися або попрацювати в будь-який час дня і ночі в залежності виключно від бюджету і настрою. Постарайтеся поважати необхідність сімейних людей працювати в певний час, їх нерви і бажання зробити цю чортову роботу добре.
Засоби комунікації при роботі з дому: плюси і мінуси
Електронна пошта — найкращий канал комунікації для вирішення важливих робочих питань. Пошта дозволяє писати довгі, добре структуровані і читаються тексти, фіксувати комунікацію у всіх її учасників, адресно відправляти документи з прив’язкою до теми, зберігати гілки листування з певних питань.
Пошта — це найпоширеніший та самий базовий спосіб комунікації, яким ви повинні вміти користуватися. І якщо вам потрібно зафіксувати будь-які домовленості до контракту, особливо з залученням зовнішніх агентів, то варто користуватися тільки нею.
Месенджери — основний канал комунікації для щоденного спілкування. Важливо пам’ятати, що в Телеграме можна видаляти повідомлення інших користувачів в особистому листуванні і свої повідомлення чатах. А це означає, що для з’ясування, “хто крайній”, іноді може знадобитися робити скріншоти. При цьому сучасні месенджери вже вміють нормально зберігати вкладення і посилання, особливо якщо люди ці вкладення зрозуміло називають.
Але тут може виникнути проблема, коли змішуються особисті і робочі листування, бо акаунт зазвичай один для всього. По можливості створити робочий аккаунт, якщо у вас комунікація з колегами йде в основному через месенджер.
Корпоративні месенджери усувають частина недоліків звичайних месенджерів, але при цьому набагато менш функціональні і зручні в плані роботи з вкладеннями. Проте їх достатньо, і вони вирішують завдання. Важливою перевагою корпоративних месенджерів є те, що ви можете робити кілька каналів і робочих чатів.
Намагайтеся все листування вести в них. Без необхідності не обговорюйте робочі питання один на один: якщо в запитання залучено більше двох чоловік, то будь-яке письмове обговорення, в якому присутні не всі учасники, буде виривати відсутніх з контексту. На деякому етапі ви можете опинитися в ситуації, коли ключові для виконання завдання або проекту колеги просто не в курсі останніх прийнятих за нього рішень і проведених обговорень.
Реклама
Соціальні мережі — якщо ви користуєтеся ними для комунікації з клієнтами, то краще, щоб у вас був робочий аккаунт. Якщо ні — не гортайте стрічку. Ніколи не гортайте стрічку в робочий час.
Для комунікацій з колегами краще не використовувати соціалки зовсім. При цьому у ВКонтакте можна налаштувати повноцінне середовище для віддаленої роботи, що включає портал компанії (закрита група), зберігання інформації (документів) і навіть відеозв’язок. Але така організація підійде скоріше тим, хто працює в цій соціальній мережі.
Skype, Zoom, Olympus і інші “дзвонилки” — вони вам знадобляться. Можливо, кілька з них, тому що кожен з ваших колег буде наполягати на своєму варіанті. Якщо можете бути гнучкими, краще будьте і встановите всі. Користуйтеся по необхідності.
Важливо зауважити, що Skype і Discord дозволяють показувати співрозмовникам екран свого комп’ютера і перекидатися великими файлами. Zoom дозволяє записати діалог. Це зручно, але небезпечно, використовуйте під ситуацію.
Мобільний телефон — якщо тільки хтось помер. Або вмирає. Або інопланетяни. Або відео колеги в Tik-Tok набрало мільйон переглядів за годину. Хоча і в останньому випадку краще скидати його у чат.
Серйозно: не користуйтеся мобільним без крайньої необхідності. Винятком може бути наявність спеціального робочого телефону, який вам і вашим колегам видав роботодавець, зобов’язавши при цьому брати трубку навіть в три години ночі, коли ви спите в одному ліжку з партнером і дитиною.
Але і тоді не варто дзвонити без потреби. Раніше ми вже розглянули передбачуваний сценарій того, що може відбуватися у людини під час вашого дзвінка. Кожен раз уявіть найгірший варіант розвитку подій і краще напишіть.